Accueillir un nouveau collaborateur, ça n’a pas l’air bien sorcier… Un bureau (ou un fauteuil dans l’open space 😉), un téléphone, un ordi et zou ! Vous lui faites faire le tour des bureaux en 2-2, vous lui expliquez où se trouve la cantine et la machine à café et c’est plié. Allez, maintenant au boulot…

Vous l’avez déjà vécu ? Moi aussi.

Le nombre de recrutements qui ne tiennent pas 1 an explose et il est estimé à 20% (Le Parisien 08/02/2023). Et ce que racontent ces candidats au départ met en lumière un véritable problème, qui démarre dès l’arrivée en entreprise : 

• je n’ai pas trouvé ma place
• mon manager était absent
• mes collègues n’ont fait aucun effort pour m’intégrer
• j’ai trouvé mieux ailleurs
• la réalité ne correspondait pas au descriptif
• etc.

Désormais, j’inclus systématiquement dans mes contrats de recrutement un accompagnement des managers/clients pour réussir l’accueil de leurs nouvelles recrues. Parce que recruter c’est bien (quand on y arrive), mais fidéliser ses collaborateurs c’est beaucoup mieux. Et beaucoup moins coûteux ! 

Il ne suffit pas d’en avoir conscience, il faut agir !

Depuis 3 ans maintenant, les RH et certains managers ont pris conscience de l’importance cruciale de la phase d’accueil des nouveaux collaborateurs. Cette sensibilisation est évidemment due aux difficultés de recrutement et aux tensions du marché favorable aux cadres. Il était temps !

Autre fait : il existe encore des structures qui se séparent de collaborateurs et restent 18 mois sans personne… Faisant supporter au reste de l’équipe la charge de travail non attribué. 

Ne pas s’impliquer dans l’accueil d’un nouveau collaborateur, c’est faire porter le chapeau aux autres. Un manager absent – ou présent en pointillés – qui ne favorise ni les rencontres ni les moments partagés, c’est la porte ouverte à l’incompréhension et à la frustration. Quelle est la mission ? Quel est le sens ? Le collaborateur qui se sent perdu et solitaire sera plus enclin à jeter l’éponge.

Et il ne suffit pas de dire, il est encore plus important de faire. Un exemple ? Cet échange savoureux entre un manager et son équipe, persuadé d’être disponible :

• « Ma porte est toujours ouverte » 
• « T’es jamais dans ton bureau ! » fut la réponse sans appel d’un des collaborateurs…

Un ange passa.

Bien accueillir c’est l’affaire de tous !

Managers, collègues, RH et l’ensemble des services de l’entreprise, lorsqu’il y a un nouvel arrivant, vous êtes tous impliqués.

Les idées les plus simples sont souvent les meilleures et les plus efficaces pour réussir l’accueil d’un nouveau membre. 

Accueil d’un nouveau collaborateur – côté manager

Avant l’arrivée du nouveau collaborateur

Je suis toujours étonné de voir qu’entre la signature de la promesse d’embauche et l’arrivée physique du nouveau collaborateur, il y a rarement de contact entre les deux parties… Alors que la phase de recrutement est un véritable marathon, soudain, tout s’arrête. Le risque ? C’est que le collaborateur ne se présente tout simplement pas le jour J. 

Accueillir un nouveau collaborateur, c’est précisément garder le contact et lui faire savoir qu’on l’attend avec impatience tout au long des 3 mois de son préavis…

Ce que vous pouvez faire pour anticiper sa venue :

• Proposer un déjeuner ou un échange téléphonique pour vérifier que tout se passe bien durant son préavis. 
• Indiquer précisément où, quand et à quelle heure il doit se présenter et qui sera là pour l’accueillir.
• Lui proposer de faire un break entre les 2 postes. Beaucoup de candidats le font mais sans en parler, ils ne sont pas à l’aise avec le fait d’avoir légèrement décalé leur arrivée. Mieux vaut avoir un collaborateur qui a fait une vraie pause, ne serait-ce que d’une semaine, plutôt qu’un candidat épuisé d’avoir enchaîné les deux jobs. 
• Évident, mais ça va mieux en le disant : informer tous les services concernés pour qu’il dispose des outils dès son 1^er jour : codes log-in, pc, téléphone, mails…

Le jour J

• Être là lors de sa prise de poste ! Évident ? Tant mieux ! 
• Le présenter aux équipes mais aussi aux différents services avec lesquels il devra travailler
• Le rassurer, lui permettre et le protéger : le fameux triangle des 3P
• Refaire un point sur les objectifs de son poste, la mission, les ambitions et ses responsabilités
• Lui trouver un mentor dans l’équipe pour l’épauler sur les questions du quotidien et les coutumes. Ça peut être un membre de l’équipe à tour de rôle. Cette personne devient la référence pour le nouvel employé et peut répondre à toutes ses questions pratiques ou délicates à poser à son manager.
• Demander à l’équipe de participer.  

Pendant la période d’essai

• Savoir le féliciter lors des 15 premiers jours
• Faire des points réguliers

Accueil d’un nouveau collaborateur – côté collègues

Quelques idées faciles à mettre en place pour rendre plus douce et agréable la première journée de vos nouveaux collègues ou collaborateurs.

Anticiper son arrivée

• Réaliser un trombi et surtout un document/mapping qui montre qui fait quoi 
• Préparer une liste des restos avoisinants
• Écrire un mot de bienvenue
• On offre des cartes de souhait lors des départs ? Pourquoi ne pas donner des cartes de bienvenue signée de tous lors de l’arrivée ?
• Offrir un cadeau symbolique. L’offrir en fin de journée, en remerciant le nouvel employé, afin qu’il se sente à l’aise de rentrer chez lui.

Créer des moments informels

• Apprendre à le connaître… en tant que personne. Au-delà de la tâche. Pour cela, il faut créer des moments de discussions informels. En l’invitant à un café par exemple.
• Prévoir un budget déjeuner pour permettre à chacun de faire connaissance à 2 ou 3.
• Organiser une mini-cérémonie, joyeuse et informelle, où on présente le nouveau venu, où chacun se présente et où il est accueilli chaleureusement.

Prendre du temps (pour ne pas en perdre !)

• Lui parler de l’histoire de l’organisation, la vision, la mission, le « pourquoi » de l’entreprise. Cela favorisera son appartenance.
• Concevoir un glossaire du jargon utilisé en interne pour faciliter la communication
• Planifier des rencontres un à un avec chaque proche collaborateur de l’équipe où ils pourront échanger sur les histoires, rôles et intérêts
• Demander comment s’est passé la première journée. Ce qu’il a le plus apprécié. Pour l’amener à avoir un regard positif.
• Prendre les devants :
  • Lui demander s’il a son lunch ou souhaite sortir déjeuner
  • Lui demander s’il a des questions
  • Lui demander s’il a de quoi s’occuper
  • Lui offrir une visite de l’endroit
  • Le présenter à d’autres collègues
  • Lui offrir un café

Vous le voyez, vous avez la capacité de faire énormément de choses pour que votre collaborateur se sente attendu et bienvenu. L’objectif est de permette à tous de réussir cet onboarding et de faire en sorte qu’il ait hâte de revenir le lendemain !

Crédit photo Trid India de Pixabay