Fin d’année oblige, c’est le moment des entretiens annuels. Le rendez-vous manager-collaborateur qui permet de faire le point sur l’année écoulée et de se préparer aux enjeux de l’année à venir.

En réalité, il exitste 2 types d’entretiens en face-à-face :

• L’entretien professionnel
• L’entretien individuel

Entretien professionnel et individuel : 2 entretiens qui n’ont rien à voir !

De quoi parle-t-on exactement ?

L’entretien professionnel est obligatoire légalement et doit avoir lieu tous les 2 ans. L’entretien individuel n’a rien d’obligatoire… Mais il est fortement conseillé et souvent pratiqué, heureusement ! Dans certaines entreprises, l’entretien individuel peut être obligatoire s’il fait l’objet d’un accord ou d’une convention collective.

Attention : lorsqu’un employeur décide de faire un entretien annuel d’évaluation – donc un entretien individuel – le salarié ne peut refuser de s’y présenter. Il ne peut pas non plus exiger la présence d’un délégué du personnel lors de l’entretien.

L’entretien professionnel, c’est comme le programme technique aux JO. L’entretien individuel, c’est le programme libre. Attention à ne pas rater votre salto !

Pour plus d’infos sur l’entretien professionnel, je vous invite à télécharger la fiche conçue par Laure Denaiffe, du cabinet DNF RH Conseil. C’est une synthèse claire et précise à conserver et c’est juste ici 👉🏼 Les règles de l’entretien professionnel.

L’entretien individuel, c’est vraiment utile ? Ma réponse est indéniablement oui ! Il est aussi utile au collaborateur qu’au manager.

L’entretien individuel du point de vue du collaborateur.

Pour le collaborateur, l’entretien individuel permet de :

• Avoir un moment de rencontre privilégié : c’est votre moment !
• Dans certaines structures ou équipes, c’est parfois la seule rencontre en one-to-one
• Il s’agit d’une photographie de votre activité à un instant T.
• Il sert à comprendre ce qu’on attend de vous, notamment à travers la grille d’analyse des compétences/connaissances/savoir-être.
• Comprendre ce qui convient et ce qui va moins bien. Et – surtout – l’objectif est de mettre en place des outils d’aide et d’amélioration.
• Expliquer ce que vous vivez professionnellement.
• Partager vos propositions d’amélioration dans votre poste
• Demander de l’aide, des accompagnements spécifiques
• Evoquer les plans de formation
• Evoquer les perspectives d’évolution professionnelles
• C’est le moment d’aborder le sujet des gratifications, primes et autres augmentations. Si vous n’êtes pas à l’aise à l’idée de négocier une augmentation, j’ai la vidéo qu’il vous faut 👉🏼 Comment négocier une augmentation ?  

Comment se préparer avant son entretien individuel ?

Si votre manager vous a proposé un questionnaire, vous devez le remplir avec sincérité et objectivité. Sinon, c’est à vous de structurer l’entretien.

Pour cela, voici de quoi vous aider :

• Dressez un bilan de votre année (bilan global sur les réalisations en lien avec les objectifs)
• Listez vos principales réussites et vos difficultés
• Faites le point sur vos compétences à date (5 principales compétences en fonction de votre niveau d’expertise)
• Identifiez vos points d’amélioration : quels sont les domaines ou tâches qui vous posent problème ?
• Ciblez des formations potentielles : quel type de formation ? Quelle nature ? Pour quel bénéfice ?
• Définissez votre projet professionnel à court et moyen terme : comment vous voyez-vous évoluer au sein de votre entreprise ? Quelles sont les prochaines étapes que vous envisagez dans votre parcours ? Avez-vous prévu de quitter la société, sous quel délai ? Bien évidemment si cela concerne votre employeur, communiquez vos ambitions potentielles. Si votre avenir se joue hors de votre entreprise à vous de voir et d’entamer la discussion pour un éventuel départ négocié.

Pendant l’entretien individuel :

• Privilégiez une attitude constructive
• Accueillez les remarques positives comme délicates (ce n’est pas si facile, dans un cas comme dans l’autre !)
• Prenez des notes !
• Mettez-vous en position d’écoute active et de 3ème écoute : sachez repérer et accueillir vos sentiments durant l’entretien
• N’hésitez pas à faire part à votre employeur de tout ce qui vous pose problème : l’entretien annuel doit être constructif et il fonctionne dans les 2 sens !
• Soyez force de proposition : prenez l’initiative. Comme pour une partie d’échec, à vous de choisir quand vous souhaitez donner le rythme ou le subir…
• Prenez vos responsabilités et trouvez ensemble des solutions plutôt que des coupables.

Après l’entretien :

• Demandez le rapport de l’entretien, lisez-le à tête reposée et prenez en compte l’ensemble des remarques.
• Précisez avec votre manager le calendrier des prochaines rencontres pour ajuster et faire valider les changements.

L’entretien individuel du point de vue du manager.

Pour le manager, l’entretien individuel permet de :

• Créer un moment de rencontre privilégié
• Cadrer ou recadrer…
• Ecouter, savoir ce que vit le collaborateur dans le contexte actuel
• Faire passer les messages
• Restituer les moments importants
• Féliciter ! Donner des signes de reconnaissance positifs est tout aussi fondamental que de recadrer. N’oubliez pas de remercier ceux qui travaillent avec vous 😉
• Proposer des nouvelles responsabilités
• Protéger le collaborateur qui en a besoin et lui permettre de prendre la marge de manœuvre qui lui est nécessaire pour gagner en autonomie sur son périmètre.
• Donner le rythme
• Communiquer les objectifs : ceux du groupe, de l’équipe et les objectifs individuels
• Préciser le rôle du collaborateur dans l’organisation
• Proposer des formations
• Donner les messages de la Direction

Avant l’entretien :

Transmettez à vos collaborateurs une grille d’évaluation pour qu’ils prennent le temps de la lire et de la renseigner (auto-évaluation).

Cette liste sert de base à l’échange, elle vous vous permet de comprendre son auto-évaluation. Il est toujours intéressant pour un manager de connaître l’estime de soi professionnelle de ses collaborateurs. Qu’ils soient victimes du syndrome de l’imposteur ou gonflés à la confiance…

Définissez des critères objectifs et transparents : l’efficacité dans l’emploi et réalisation des objectifs, par exemple. Vous ferez aussi le point sur les compétences professionnelles et techniques. Enfin, identifiez les qualités que le salarié démontre dans le cadre de ses fonctions.

Pendant l’entretien :

• Ayez d’emblée une attitude constructive, l’entretien n’est pas un procès à charge.
• Faites des remarques positives !
• Confrontez vos points de vue, idées, visions. C’est le moment d’échanger.
• Cherchez à identifier et à comprendre les messages verbaux et non-verbaux de votre interlocuteur
• Balayez les a-priori
• Partez du principe que votre collaborateur n’est plus un enfant, traitez-le d’égal à égal
• Prenez des notes !
• Soyez en position d’écoute active et de 3ème écoute : identifiez vos sentiments et accueillez-les
• Demandez si votre salarié a besoin d’aide, il ne vous le dira par forcément spontanément
• Soyez force de proposition : prenez l’initiative. Comme pour une partie d’échec, à vous de choisir quand vous souhaitez donner le rythme ou le subir…
• Prenez vos responsabilités et trouvez ensemble des solutions plutôt que des coupables

Le compte-rendu de l’entretien :

Il est normal de fournir un compte-rendu au collaborateur. Ce n’est pas obligatoire, sauf si cela fait partie de l’accord d’entreprise ou de la convention collective.

Partons du principe que la clarté, l’explicitation et la pédagogie sont des comportements managériaux importants. Si vous ne communiquez pas ce compte-rendu, votre collaborateur aura bien du mal à produire les efforts que vous lui demandez de faire…

Si votre salarié n’est pas d’accord avec le bilan de cet entretien, il peut tout-à-fait refuser de le signer. Il peut aussi choisir de le signer en ajoutant des remarques personnelles comme, par exemple, le fait qu’il n’avait pas les moyens de réaliser l’objectif demandé.

Attention : le refus de signer ne pourra en aucun cas justifier une mise à pied ou un licenciement.

Par ailleurs en cas de refus de signer du salarié, cela n’aura aucune incidence sur la validité de l’entretien. Une fois rédigé, le compte-rendu est définitif et l’employeur ne pourra plus y apporter de modification qui s’inscrirait en défaveur du salarié.

Mes conseils pour un entretien individuel qui vaut la peine.

L’entretien individuel, c’est bien dommage… de n’en faire qu’un seul par an ! Idéalement, il faudrait réaliser un entretien individuel par trimestre. Quitte à les faire plus courts (20 mn environ).

C’est ce que j’appelle des entretiens flash. C’est le moment de corriger la trajectoire si nécessaire, de valoriser le travail réalisé, d’encourager…
Je vous conseille de privilégier un entretien annuel long et 3 points d’étapes sur les mois restants.

Si vous ne pouvez pas accorder 20 mn par trimestre à chaque collaborateur, c’est qu’il y a un souci ou alors que la qualité du ménagement est dégradée… C’est donc le moment de réagir !

Dans tous les cas, la bonne attitude managériale pour des entretiens réussis c’est :

• Sincérité
• Explicitation
• Clarté dans les restitutions

@Photo de fauxels: https://www.pexels.com/fr-fr/photo/homme-et-femme-pres-de-la-table-3184465/